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一键电子化――纸质文档归档的正确姿势

归档日期:04-23       文本归类:电子文本      文章编辑:爱尚语录

  一直以来,纸质文档的管理问题都是办公室中不可忽视的问题之一,尤其是在存储方面。纸质文档在办公室中随处可见,生产速度快,十分占用空间,且易丢失、易损坏,存储起来尤为不便。

  基于此,如今企业更倾向于使用电子文档。不过,纸质文档向电子文档的过度是需要一个过程的,在这个过程中若没有行之有效的辅助工具,便只能耗费大量的人力物力进行手动操作了。

  据了解,时下纸质文档电子化的常用工具是OCR工具。比如由厦门云脉技术推出的纸质文档管理系统,就是以领先于全球的OCR技术为核心搭建而成。通过该系统,能够快速准确地将纸质文档资料转换为电子文档。

  用户只需借助手机、iPad、扫描仪等终端设备,就可以扫描任意纸质资料上的文字信息,扫描完成后,系统将通过基础的增强处理美化图片,随后自动识别录入图像上的文字信息并保存原始图片与识别结果。同时,用户可以将识别结果导出为PDF、双层PDF、Word、TXT等格式。

  企业中的所有纸质文件都可以通过OCR识别的方式分门别类地存储于统一的服务器中,相当于为企业专门打造了一个云端上的文档储藏室,集中归档存储更有利于后期的管理。

  据云脉董事长留德博士梁旭鸣先生介绍,云脉纸质文档管理系统还具备云识别、云检索、云管理的能力,可以对文档信息进行多层次管理,有助于企业快速实现无纸化办公。

  在传统文档管理模式下,资料的调用步骤十分繁琐且无法及时共享。而利用云脉文档管理系统可以直接通过关键字词一键检索、快速定位所需资料。企业内部需要共享同一文档资料时,也只需点击分享便可将其发送至各个部门,实现跨时间空间的信息互通。同时,企业可针对文档安全等级设置可见权限,严密把关企业信息,既保证了文档资料的灵活性,又升级了资料库的安全性。

  到目前为止,云脉纸质文档管理系统已经走过了三十余个春秋,有着丰富的经验和成熟的技术,在政府机关,企业办公、教育机构等多个领域内有口皆碑。是企业纸质文档管理的好帮手。

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