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如何全面理解电子文件管理的重要意义

归档日期:07-26       文本归类:电子文本      文章编辑:爱尚语录

  公文是机关工作的工具和纽带,也代表了机关管理的水平和形象。提高了机关公文管理水平,有利于促进机关工作的规范化、科学化、高效化。电子文件具有存储密集、携带方便;制作简便、处理灵活;检索快捷、传播迅速;多元集成、生动直观等优势。借助这优势,我们可以在键盘上写稿、在屏幕上阅稿、在网络上收发和查询文件,从根本上克服纸质文件的制作难、查询难、传递难的问题,使办公手段发生质的飞跃。

  档案是社会活动的真实纪录。它能让历史凝固、让信息沉淀、让记忆说话、让知识传承。没有档案,各行各业就难以持续发展,甚至连生存都将成问题。由于档案是从文件转换过来的,今天的文件是明天的档案,今天的档案是昨天的文件,它们之间是不可分割的。因此,国内外经验表明,电子档案工作必须强调前端控制,即从文件制作、传递、收集时就加强质量控制,以确保归档电子文件的价值。电子文件的任何质量隐患,如内容不真实、格式不规范等问题,将会给档案工作带来难以弥补的损失。

  社会服务的依据。离开信息资源,各项工作将成为“无源之水,无本之木”。电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性,理应成为现代社会的优质战略资源。然而,由于这一项新事物还没有被人们广泛认识,至今仍然是社会信息化的薄弱环节。加强电子文件的科学管理,就能为信息资源的开发利用创造条件,由此带来可观的经济和社会效益。

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